¿Porqué fracasan los Proyectos de Desarrollo de Software?

El fracaso en los proyectos de desarrollo de software es un desafío persistente y costoso para las organizaciones, un fenómeno que se manifiesta de diversas formas: como sobrecostos, retrasos en la entrega, no cumplir los objetivos definidos o que el producto nunca llegue a implementarse.

En este artículo, vamos a revisar el potencial origen de este fracaso. Aunque las causas son múltiples y a menudo interrelacionadas, ciertas áreas problemáticas son recurrentes y se señalan consistentemente como los principales detonantes. He recopilado información de muchas fuentes y voy a incluir mi experiencia laboral en este tipo de proyectos ... algunos de ellos pequeños, medianos y otros muy grandes (he venido trabajando en este tipo de proyectos profesionalmente desde el año 1999).

Tabla de contenido

• Causas del fracaso de los proyectos de software
• Requisitos y el Alcance
• Falta de involucramiento adecuado de los interesados y una comunicación deficiente
• Gestión ineficaz del proyecto y la falta de liderazgo
• Planificación y estimación inadecuada
• Gestión deficiente de los recursos
• Gestión de riesgos inadecuada o inexistente
• Problemas de calidad
• Aspectos tecnológicos y técnicos
• Factores organizacionales y culturales
• Conclusiones

Causas del fracaso de los proyectos de software

Vamos a ir analizando una a una las posibles causas del fracaso de los proyectos de software:

Requisitos y el Alcance

Una de las causas más citadas por los expertos y de mayor impacto son los problemas relacionados con los requisitos. Esto incluye tener requisitos incompletos, con detalles deficientes o de baja calidad, la dificultad para identificar requisitos funcionales específicos, un alcance mal definido o incompleto, falta de claridad e incluso ambiguedad, cambios frecuentes e incontrolados en las especificaciones.

Estos fallos en la formulación inicial establecen una base inestable para todo el proyecto. Para abordar esta área crítica, es fundamental realizar estas tareas:

• Implementar procesos rigurosos de recopilación, análisis y gestión de requisitos: Como método para ser exhaustivo en la recopilación de requisitos. En mi experiencia en la recopilación de requisitos, he creado plantillas de discusión donde todo queda escrito e incluso revisión en los artefactos con manejo de versiones y hasta con colores, comprometiendo a los Expertos de Dominio y/o Analistas Funcionales para garantizar que no se escapen requisitos. En esta tarea hay que ser realmente exhaustivos.


• Definir el alcance: Es crucial definir el alcance de manera clara y detallada, utilizando herramientas como la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y asegurar su validación por todas las partes interesadas. En esta etapa, también es esencial definir el enfoque con que se va a trabajar el proyecto sea predictivo, ágil o híbrido. Dejó un video de Marco Calle que explora el PMBOK 7, en este curso gratuito: "Aprende gestión de proyectos desde cero".




• Retroalimentación: Realizar reuniones constantes con el equipo base y documentar las estrategias de gestión del alcance son pasos claves. Aunque, muchas veces las reuniones puedan ser agotadoras, la clave del éxito es definir una agenda clara y establecer los pasos a seguir como resultado de la reunión.


• Flexibilidad: Para ajustar el alcance según las necesidades cambiantes del cliente, en lugar de ceñirse rígidamente a las especificaciones iniciales, ha demostrado ser un fuerte indicador de éxito. Cuando los cambios son más de "forma" que de "fondo" se debe dar apertura a la modificación immediata sin necesidad de aprobación, siempre y cuando no se vea afectada ninguna regla de negocio del requerimiento. Un ejemplo de ello: es cambiar un componente visual por otro que tenga el mismo fin dentro de un prototipo sin tener que pedir aprobación sino más bien informar, un Diseñador de Sistemas o Arquitecto de Software puede tomar esas decisiones porque son su responsabilidad.


• Personal clave del negocio: Se debe seleccionar a la persona o equipo idoneo, como contraparte para el levantamiento de requisitos. Esto es mucho más complicado cuando el cliente es una institución del sector público que debe conocer las leyes, reglamentos, normas y procedimientos que rigen (es decir, vigentes), se torna aún mucho más importante escoger ese equipo de trabajo que le va a dar los insumos para construir los requisitos.

Falta de involucramiento adecuado de los interesados y una comunicación deficiente

Estrechamente ligada a los requisitos, la falta de involucramiento adecuado de los interesados y una comunicación deficiente son causas de fracaso de altísima frecuencia. La insuficiente participación de los usuarios finales en la definición, ejecución y control del proyecto, sumada a una comunicación que no fluye en todas las direcciones o que falla entre las partes, genera malentendidos y conflictos que descarrilan el proyecto. Las expectativas mal gestionadas y la falta de apoyo de la alta dirección también se enmarcan aquí.

Las soluciones pasan por:

• Involucrar a los interesados: Asegurar un involucramiento continuo y suficiente de todos los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las partes interesadas (o stakeholders) deben estar inmersos en cada etapa del proyecto. Si se usa una métodología ágil como SCRUM en su proyecto, las partes interesadas están involucradas en casi todas las fases, deben participar: al inicio del proyecto, en la planificación del sprint, revisión del sprint, retrospectiva del sprint, refinamiento del product backlog.


• Comunicación: A pesar de ser una habilidad blanda, en proyectos donde abundan las habilidades técnicas, es fundamental. Establecer una comunicación clara, efectiva y transparente en todas las direcciones es vital. Está comunicación no debe ser explicitamente verbal, si bien un mensaje hablado llega mejor a la receptores, la comunicación escrita es de suma importancia ya que permite registrar fecha y hora en que fue emitida. De hecho, me ha ido muy bien en proyectos donde el Líder o Gestor del Proyecto maneja está habilidad con maestría; cuando ocurre lo contrario, ese proyecto fracasa. La comunicación asertiva y la sobre-comunicación de la información clave en todos los niveles del proyecto NO está demás. Compartó el enlace de un video de Mario Alonso Puig que detalla mucho mejor está habilidad.




• Impacto: Implementar mecanismos para evaluar el impacto de los cambios y asegurar informes de seguimiento oportunos ayuda a mantener a todos alineados.


• Colaboración: Fomentar la colaboración y abordar los conflictos de manera constructiva contribuye a un entorno de trabajo más saludable y productivo. Aquí entran a escena dos habilidades blandas supremamente importantes cuando se trabaja en un equipo de humanos (digo "humanos" porque ya se están incorporando "Agentes de IA" en los trabajos) la inteligencia emocional y la resolución de conflictos. Si no ha escuchado sobre Agentes de IA le dejo un enlace:

Gestión ineficaz del proyecto y la falta de liderazgo

Son factores fundamentales que permean todas las fases. Una dirección de proyecto deficiente, la falta de rigor en la ejecución de metodologías (incluso ágiles si no se aplican correctamente), un enfoque incorrecto de la gerencia, deficiencias en el control y seguimiento, y la falta de apoyo ejecutivo o liderazgo de la alta gerencia, conducen inevitablemente a problemas. La ausencia de gerentes de proyecto especializados también contribuye a una dirección sin rumbo.

Mejorar esta área requiere:

• Invertir en el desarrollo de competencias: en dirección de proyectos y asegurar la presencia de gerentes de proyecto calificados.


• Total apoyo directivo: la alta dirección debe proporcionar un liderazgo fuerte y apoyo constante, dinamizando la priorización y la toma de decisiones. Este es un elemento clave en todo proyecto, pero en particular, en los proyectos de transformación digital que tienen alta incertidumbre y mayores riesgos, este apoyo debe ser primordial.


• Definir prioridades: establecer roles y responsabilidades definidos y acordados, junto con un medio de comunicación efectivo, son pilares de una estructura de gestión sólida. Las organizaciones deben fomentar una cultura que valore la función tecnológica y asegure la alineación organizacional con los objetivos del proyecto. Abordar los desafíos culturales y organizacionales mediante la colaboración, la transparencia y la gestión del cambio es crucial. Hoy por hoy en este mundo digital junto al CEO (Chief Executive Officer) debe estar el CIO (Chief Information Officer), se debe cambiar el mindset de que el departamento de TI es una área de soporte, sino más bien es el protagonista del cambio en las empresas. Sólo dejo como pregunta: ¿Qué perfil tienen estos CEO's: Elon Musk, Sam Altman, Satya Nadella, Mark Zuckerberg, Jen-Hsun Huang? Exacto, eran técnicos antes de ser empresarios.

Planificación y estimación inadecuada

La planificación y las estimaciones inadecuadas o poco realistas son causas recurrentes. Esto se manifiesta en la falta de un plan de trabajo apropiado, cronogramas y plazos irreales, subestimación de tiempos y costos, estimaciones demasiado optimistas, uso de métricas poco confiables y la falta de un estudio de viabilidad técnico-financiera adecuado. Priorizar temas operativos sobre la planificación agrava el problema.

Para atender estos inconvenientes, es recomendable:

• Separar los asuntos operativos: Si bien es cierto, el día a día y la operación de las empresas es vital para su funcionamiento ... los proyectos también generan valor a mediano y largo plazo. Es por ello que para evitar mezclar la parte operativa con los proyectos se debe establecer una estructura organizacional clara, de ahí que pueda ser: funcional, orientada a proyectos, matricial débil, matricial equilibrada, matricial fuerte. Se debe elegir aquella que mejor se ajuste a la organización.


• Determinar el problema y en los resultados: Determinar el problema que va a resolver el proyecto junto con las delimitaciones y el resultado esperado.


• Metodología del proyecto: Definir el enfoque como va a ser tratado el proyecto PMBOK, PRINCE2, Cascada, Six Sigma, Lean, Ágiles (Scrum, Kanban, Extreme Programming, SAFe), o hibrida.


• Selección de Herramientas: Es clave elegir las herramientas que se van a manejar en el proyecto, aquellas que se usen para: gestionar el cronograma, comunicación, documentación, etc.


• Plan de trabajo adecuado: Fundamental llevar un orden de las tareas junto con los tiempos y los recursos.


• Documentar: documentación histórica y las lecciones aprendidas es un buen punto de partida para mejorar las estimaciones futuras, como dijo George Santayana “Aquellos que no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo”.

Gestión deficiente de los recursos

Tanto humanos como financieros, es otro factor clave. La insuficiencia de recursos (personal, presupuesto), fallas en su asignación, falta de personal calificado o con las habilidades necesarias, cambios inesperados en el personal clave, conflictos entre recursos y la reducción de costos en recursos humanos impactan negativamente la calidad y el cronograma. Los problemas presupuestarios, como los sobrecostos y la falta de inversión, son consecuencias directas pero también causas raíz.

Para atender estos inconvenientes, es recomendable:

• Correcta asignación de recursos: Asegurando que el personal cuente con las capacidades, conocimientos y disponibilidad requeridos.


• Equipo altamente calificado: Es fundamental invertir en equipos calificados y experimentados y en su capacitación continua. Para proyectos críticos se debe escoger personal top.


• Resolución de conflictos: Asegurar la asignación de recursos y gestionar proactivamente los conflictos entre ellos son tareas críticas.


• Control presupuestario: apropiado y una gestión financiera sólida evitan la descapitalización y aseguran la viabilidad del proyecto. Esto incluye, el flujo de caja importante para resolver necesidades operativas así como la nómina.

Gestión de riesgos inadecuada o inexistente

No identificar los riesgos potenciales (incluyendo riesgos desconocidos), no contar con planes de respuesta proactivos y no gestionar correctamente los riesgos conocidos, especialmente en proyectos complejos o de ejecución rápida (fast-tracking), expone al proyecto a impactos negativos incontrolados. Esto, aumenta significativamente la probabilidad de fracaso.

Para mitigar esto, es indispensable:

• Implementar un proceso de gestión de riesgos riguroso: que incluya la identificación temprana, evaluación (cualitativa y cuantitativa), planificación de respuestas y monitoreo continuo de los riesgos. Estas respuestas deben ser tanto preventivas como de mitigación.


• Lecciones aprendidas de proyectos anteriores: es un insumo valioso para la identificación de riesgos.


• Acciones preventivas antes que correctivas: Es mejor invertir recursos en la planificación de riesgos que en atender contingencias.


• Preparar al equipo: para gestionar riesgos, no solo crisis, es un cambio cultural importante.


• Permanecer alertas: todo el equipo desde el Líder del proyecto hasta la Gerencia debe permanecer en estado de alerta ante cualquier riesgo o eventualidad de cualquier tipo que se presenten. Tuvimos una pandemia que nadie se esperaba, muchos reaccionaron enseguida pero otros no.


• Celeridad en la resolución de conflictos: No dejar acumular los conflictos o potenciales problemas. A pesar que este atenuado o mitigado debe hacerse un seguimiento de que no sea de mayor consecuencia.


• Contratar especialistas: Personal certificado en evaluación de riesgos de proyectos con certificaciones como: CRISC, PMI-RMP, GTA-CRMP, incluso hoy en los proyectos donde se está implementando inteligencia artificial (IA) la demanda de profesionales en gestión de riesgo especializados en IA están en alza.

Problemas de calidad

En el producto final o en el proceso de desarrollo, como la falta de metodologías para evaluar la calidad, pruebas insuficientes o entregables de baja calidad, también conducen al fracaso, afectando la satisfacción del cliente y generando sobrecostos por retrabajo. Es necesario establecer y aplicar metodologías de aseguramiento y control de calidad a lo largo del proyecto. Esto incluye la definición de especificaciones de calidad detalladas para los entregables y la realización de pruebas suficientes para validar que el producto cumple los requisitos y estándares esperados. Implementar pruebas automatizadas y equipos de beta testers en crucial dentro de los proyectos.

Aspectos tecnológicos y técnicos

Un equivocada especificación puede ser causa de problemas, incluyendo la complejidad técnica intrínseca del proyecto, el uso de tecnología inmadura, desafíos de integración con sistemas heredados, falta de interoperabilidad y la acumulación de deuda técnica. Abordar estas causas requiere realizar una evaluación técnica exhaustiva (descubrimiento técnico) al inicio del proyecto para comprender las complejidades y el estado de la tecnología. Es crucial utilizar tecnología apropiada y madura cuando sea posible, planificar adecuadamente la integración con sistemas existentes y gestionar activamente la deuda técnica acumulada. Mantenerse actualizado sobre la evolución tecnológica y tendencias es importante para la toma de decisiones técnicas pero así también es riesgoso escoger el último framework o herramienta de moda sin antes haberlo probado exhaustivamente en producción.

Factores organizacionales y culturales

A pesar de que está último en está lista, los factores organizacionales y culturales más amplios influyen en el éxito. La resistencia o el miedo al cambio, la falta de agilidad organizacional para adaptarse rápidamente a entornos evolutivos, la poca alineación entre las áreas de negocio y TI, políticas internas, conflictos de personalidad y una cultura que no valora adecuadamente la función tecnológica pueden sabotear un proyecto.

Para mejorar en esta área, las organizaciones deben fomentar una cultura de agilidad y adaptación al cambio. Es esencial mejorar la alineación entre las áreas de negocio y tecnología, promoviendo que trabajen juntas de manera más eficaz e incluso codirijan iniciativas. Invertir en el desarrollo de una cultura de capacitación, abordar el miedo al cambio y crear un entorno de trabajo colaborativo son fundamentales. Fomentar la transparencia y facilitar los procesos de gestión del cambio son vitales para superar las barreras culturales.

Conclusiones

El fracaso de los proyectos de software es un fenómeno complejo causado por una combinación de factores que abarcan desde la definición inicial y la planificación, pasando por la gestión de personas, recursos, riesgos y la ejecución, hasta aspectos tecnológicos, organizacionales y culturales. Abordar estas causas comunes de manera proactiva, integrada y con rigor metodológico es esencial para aumentar la probabilidad de éxito. En este artículo he querido listar los más comunes.

En este 2025, donde muchas empresas han establecido su estrategia empresarial como Data-Driven y ahora se están convirtiendo a AI-First, el éxito de sus proyectos es crucial. Y en particular, para este tipo de proyecto de desarrollo de software.

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